Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho

Nếu làm kinh doanh chắc chắn bạn đã rất quen thuộc với “hàng tồn kho”, và chắc hẳn đây là vấn đề mà bất cứ người làm chủ nào cũng đều rất quan tâm , tuy nhiên việc duy trì hàng tồn kho không phải ai cũng làm tốt bởi duy trì hàng tồn kho phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.

Vậy làm thế nào để tối ưu hóa hàng tồn kho? Nếu duy trì hàng tồn kho ở mức quá thấp sẽ dẫn đến việc thiếu hụt nguồn cung, mất khả năng đáp ứng đơn hàng, sụt giảm doanh số và lợi nhuận. Ngược lại, mức tồn kho cao quá mức cần thiết sẽ dẫn tới việc ứ đọng vốn, mất khả năng thanh khoản, chi phí cơ hội tăng cao.

hàng tồn kho

Do đó để tối ưu hóa hàng tồn kho, người bán lẻ cần xác định được 2 vấn đề: Khi nào nên đặt hàng và số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

1. Khi nào nên đặt hàng?

Nhiều người bán lẻ chờ tới khi hết hàng mới đặt hàng mới. Tuy nhiên trên thực tế, không có doanh nghiệp nào hoạt động hiệu quả lại để đến khi hết tồn kho mới đặt hàng vì điều đó sẽ làm giảm doanh thu, mất uy tín với khách hàng. Song nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng hàng tồn kho, thiếu vốn để đầu tư các mặt hàng khác, do đó cần phải xác định được thời điểm đặt hàng lại.

Thời điểm đặt hàng mới được gọi là điểm đặt hàng lại và nó được xác định bằng số lượng hàng bình quân bán ra mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng. Ví dụ: Mặt hàng A, mỗi ngày bán được trung bình 100 đơn vị, thời gian giao hàng tối đa là 2 ngày thì thời điểm bạn phải đặt hàng là khi tồn kho còn 200 đơn vị.

Thông thường, nếu duy trì mức tồn kho thấp thì ưu điểm sẽ là tiết kiệm vốn đầu tư, tốc độ quay vòng vốn nhanh, chi phí lưu kho thấp. Nhưng nhược điểm thì ai cũng thấy là rủi ro không đáp ứng được đơn hàng, đặc biệt khi khách hàng có nhu cầu gia tăng đột biến. Số lượng đặt hàng là bao nhiêu sẽ tùy thuộc vào các yếu tố như:

+ Chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội, chi phí tài chính …

+ Dự kiến về nhu cầu của khách hàng

+ Các chương trình khuyến mãi, thúc đẩy bán hàng mà người bán lẻ hoặc nhà cung cấp tổ chức để gia tăng doanh số.

Mô hình EOQ (EOQ – Economic Order Quantity) là 1 mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, giúp nhà bán lẻ tìm ra mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.

Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa. Các nhà bán lẻ chuyên nghiệp thường nghiên cứu và phân tích số lượng hàng bán, doanh thu trong kỳ nghiên cứu – thường là 1 năm để tính toán tồn kho và lên kế hoạch đặt hàng phù hợp. Những hàng hóa mang tính mùa vụ như đồ chơi, bánh kẹo, nước ngọt, kem… có thể chọn doanh số bán ra vào cùng kỳ năm trước để làm số liệu cơ sở đặt hàng trong tương lai.

Chi phí đặt hàng có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với chi phí tồn kho. Khi số lần đặt hàng nhiều, hàng tồn kho bình quân thấp, dẫn tới chi phí tồn kho thấp, song chi phí đặt hàng cao. Ngược lại khi số lần đặt hàng giảm thì số lượng hàng trong mỗi lần đặt cao, lượng tồn kho lớn hơn, chi phí tồn trữ hàng hóa cao hơn và chi phí đặt hàng giảm. Tùy vào từng mặt hàng kinh doanh của mình, bạn nên lựa chọn và cân đối số lượng tồn kho phù hợp.

Nếu như bạn không có quá nhiều kinh nghiệm trong quản lý hàng tồn kho hoặc là kho hàng quá nhiều thì lời khuyên cho bạn đó là sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng hay các phần mềm bán hàng, … Những phần mềm này sẽ giúp các bạn quản lý chặt chẽ số lượng hàng hóa, số lượng đặt hàng, hàng tồn kho, và tối ưu hóa hàng tồn kho.

Hãy trở thành một nhà quản lý tài ba với kho hàng của mình nhé, chúc các bạn kinh doanh tốt!

05/08/2016 |